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「繰り返し」仕事を探す！

(2012/05/22 公開) 【ラクに仕事する】

効率化に着手するポイントは、少ない労力で最も効果がある「繰り返し」の仕事を探すことです。たとえば、20営業日の期間内で、同じ作業を100回行っているとします。20営業日というとほぼ1ヶ月の仕事で、1日に5回程度の繰り返し仕事なんですね。この作業にかかる時間が1回で10分だとします。

1日のトータルで考えると、この作業には50分程度の時間をかけている計算になります。そして、これが20営業日も継続するということになると、単純に計算したとしても1000分をこの仕事に捧げていることになります。ロスタイムを考慮してざっくり計算しても、およそ17時間くらいをその仕事に費やしていたりするわけです。

この10分の作業を効率化して5分で終わるようにしたら、どういう効果が期待できそうでしょうか。考えるまでもなく「1つの改善」が「100回の作業すべて」に影響するんです。そして、1ヶ月で8時間以上も「再投資可能な時間」が増えるんです。

「効率化して空いた時間を使って他の面倒な仕事を効率化する」運用で仕事を軽量化させていくと、どんどん空き時間が増えてきます。再投資の効果が出れば出るほど空き時間は増えていきます。ただ、「すべらく」は「ストレスの裏技サイト」なんで、ちょっとここで邪道についても少々書きます。

上手に効率化できたからといって、そのことを得意げに触れ回らないことが大切です。たとえ従来の半分の5分で終わらせることができるようになったとしても、5分で仕事結果を提出しない方がいいのです。効率化のアピールなんてしない方がいいです。で、「すべらく」的な模範的回答では「9分で提出すること」が正解です。

なぜなら、「空いている時間」ができることを一般的に会社が嫌がるからです。工夫した末に効率化できて、仕事にかかる時間が減ったとしましょう。ここで2つのネガティブ要因が生まれます。「面倒な仕事が大量に降ってくる」可能性もありますし、「すべき仕事がないので早く帰ってくれ」といわれる可能性もあります。

前者の場合、「仕事がすごくできる人」という誤解を与えてしまい、さばききれない作業量の仕事が降ってくる可能性があります。「時間の再投資」という観点で考えると、「効率化で稼いだ時間以上の赤字時間」を受け取ることを意味しています。つまり「余裕を持った時間で他の効率化を進めるプラン」が破綻してしまいます。

また、後者の場合も複雑です。素直に短い時間で同じお給料をもらえればいいのですが、仮に時給換算だった場合、自分が推進した効率化によって自分のお給料を減らしてしまうことになります。ほとんどの場合は新しい仕事を回してもらえることの方が多いと思いますが、一応、お給料が減ってしまうかもしれないリスクについても考慮しておいた方がいいでしょう。

正攻法でいくのであれば、理解のある上司に申告をするのがベストなのかもしれません。しかし、上司の器量が狭い場合、「自分ができなかった効率化」に対して、無駄な警戒心を持たれるリスクがあります。それに、たとえ合理的な方法であったとしても、感情的にマイナス方向に受け取られた場合、効率的な運用を拒絶される可能性もあります。

また、「引き継ぎ」という義務が発生する可能性もあります。もちろん、効率化を進める場合には「オフィシャル化した場合」に備えて、ある程度誰にでも使える運用方法を考えておくことが重要なのですが、最初の内はなかなか負担になると思います。そういう意味では、少なくとも当面は「自分専用」の運用にしておくことが好ましいのです。

また、効率化は常に「同じ時間コスト」でできるとは限りません。意外に手間取る業務もあります。そんなときのために、できるだけ「時間バッファ(余裕)」を確保しておいた方がいいでしょう。社内で「効率化すること」を公言していると、思いのほか時間がかかってしまった場合のプレッシャーが大きくなります。

できれば精神的にも時間的にも余裕が欲しいものですね。

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