記憶力不足で議事録に苦しむ

私は記憶力に自信がありません。そういうわけで議事録作成には一番向かない人間です。と、悲しい自覚をしながらも、仕事の場面では弱音を吐いても決していい結果になりはしません。はいはい、分かってます。根性が足りないんですよね。(根性でどうにかなるならどうにかなってるわけですが)

ちょっと勇気がいるかも知れませんが、もう、そこは諦めてボイスレコーダーを使っちゃいましょう。私も最初は相手から敬遠されてしまうのではないかと心配でしたが、意外とそうでもありません。お客様相手でも、会議前に堂々とボイスレコーダーの使用可否を聞いてしまえばいいのです。

「この案件で議事録を書きますので、正確性のために録音させていただいていいでしょうか。」と交渉してみると、たいていは了承してもらえます。特に技術系の打ち合せだったりすると、型番だったり容量だったりの間違いが致命的になってくるので、双方のためになる提案だと思います。

この交渉は徹底しておいた方がいいです。最近のボイスレコーダーは、相手に隠れて録音できる性能もなくはありません。それでも、声質や声量によっては、さっぱり録音されないタイプの人がいます。堂々と話を通しておけば、声が小さい人のそばにボイスレコーダーを近づけて置くことができます。

それから、何も考えずにボイスレコーダーをそのまま使おうとすると、とても辛いことになるので、そこは工夫が必要です。未だに苦手ながらも、次のことに注意するようにしています。

  1. 少なくとも最初の会話については名前付きでメモをとる。
  2. 途中からは少なくとも話題となったキーワードだけメモをとる。
  3. 倍速機能があるレコーダーなら1.4倍あたりを設定する。
  4. 移動中に聞き流して「お話」として流れをつかむ。
  5. 録音内容から切り捨てていい部分を探す。
  6. 分からないところは分からないと注釈して先に進む。
  7. 初めての相手に議事録を出すときはやや粒度を粗めにする。

1ですが、ボイスレコーダーを聞いたときに、よほど慣れ親しんだ声でなければ、誰が話しているのか分からなくなります。発言内容と声質と声の主を結びつけるヒントを最初に作っておかないと、必ず後から苦労します。

ちなみに、どうしても分からなくなったら「(発言者不明)」とでも書いておいて、後で議事録を読んでくれた人にコメントをお願いするのも選択のひとつです。どれだけ考えたって蘇らない記憶に時間をかけるのは無駄です。

2は意外と重要な点です。少なくとも私にとっては。最初の内、全てを記録しようとして必死で全ての言葉をメモろうとがんばっていました。まあ無理です。PCでタッチタイプができれば、それなりに記録できるでしょうが、あるスピードを超えると入力することに集中力を使ってしまいます。

つまり、何が言いたいのかというと、「言葉を記録」することはできても、「言葉を聞く」「言葉を理解する」という余裕はなくなってしまうわけです。言葉を理解できなくなると、当然、記憶に残らなくなってきます。また、疑問があっても聞けない、いや、疑問が発生する余地すらありません。

難しいポイントかも知れませんが、極力、メモする内容を少なくするのがコツです。たとえば昔話の「桃太郎」を聞いたとしたら、次のようにメモります。

川で桃 赤ちゃん 成長 青年 きびだんご イヌ キジ サル 鬼 退治

……という感じ。いや、実際にはもっと少なくてもいいと思います。なぜかと言えば、これは記憶にインデックスをつける作業だからです。前述したように、発言内容を全て記録しようとすると、むしろ記憶からは流れてしまいます。そこで記憶に「しおり」を挟む程度のメモにするのです。

3ですが、ボイスレコーダーに倍速機能があったら積極的に使うべきです。逆に、議事録用にボイスレコーダーを買うなら、必ず事前に確認しておいた方がいいポイントです。仮に1.5倍速なら、60分の内容を45分で聞けることになります。

そんなの無理だろう……と、私も思っていたのですが、会議特有の事情によって心配はいりません。早回しすると分かるのですが、会議中の音声には無駄がたくさんあります。「えー、それについてはですねー」「ぱら、ぱら……(資料をめくる音)」「どこだったかなー」など。

もっとも、論理的には60分の内容を45分で聞けるにしても、文字起こし(発言をすべて文章化する)をすると、「再生して」「聞いて」「止めて」「確認して」「入力して」という繰り返しが発生し、思った以上に時間がかかります。よく聞くのは「文字起こしは収録時間の4倍」かかるらしいです。

なので、それをやらない工夫が必要になります。4の移動中に会議内容を再生して聞くのはそのために行うことです。これをすると効率が上がります。歩行中にメモはなかなかとれませんので、むしろ気楽に物語として聞く感じです。どんな気持ちでどんなテンションなのか。反対しているのか賛成しているのか。

ボイスレコーダーを使い始めてから、いろいろと試行錯誤してきましたが、会議の発言には結論までの回り道が非常に多い実感があります。昔話の桃太郎のようにスマートではありません。イヌを味方にしてキジを仲間に入れたら揉めてイヌが脱退を考えた……のような回り道も珍しくありません。

結論としては、「イヌを味方にして、キジを味方にして、サルを追加して鬼退治した」のです。その間にどんな紆余曲折があろうが関係ないのです。だから、ボイスレコーダーを聴きつつ書き進めていくのは無駄なのです。ある程度書いてから「この話は全部無駄だった」ということはよくあります。

これが5の不要点の切り捨てに繋がります。つまり、移動中に聞いた内容を、後で聞き返して文字にする時、すこし聞いただけで「ああ、これはあとで不要だという話になるから書かないでおこう」という判断ができ、さらに数秒ほど先飛ばしができるようになります。「聞いて」「書いて」「消して」という無駄がなくなります。

そして重要だと思うのが、6の「分からないことに時間をかけない」ということ。不幸なことに会議内容がさっぱり分からない場合、文字起こしに近いことをせざるを得ないこともあります。しかし、時間をかけて無理をしても文章が支離滅裂になっていたり、意味をなさないことも珍しくないです。

こういう場合、実は白旗を揚げるのが正解です。たとえ責任者に怒られようが、残念ながらそれが正解です。適当に書けそうなところだけをつまみ食いして書く。自分以上に理解している人が修正することを前提にして、ざっくりとしたものを最速で書き上げて渡すのが正解です。

それはなぜか。逆のことが起きると不幸な人が増えるからです。(1)時間をかけた割に意味をなしておらず失望を招く。(2)時間をかけたぶんだけ修正時間に余裕がない&修正ボリュームが大きいので校閲者がしんどい。(3)議事録の提出時期が遅くなり読む側も余裕がなくなる。

極端なことを書けば、ロシア語の分からない人がロシア語の会議に参加したとして、内容は一切理解できないでしょう。そもそもなんと書いていいのか分からず、すべてカタカナで書くしかない。そしてカタカナで書かれたロシア語は意味不明。つまり、無理解が引き起こす結果はその程度です。

最速で……というところも重要なポイントです。一般的に時間の経過にはバイアスがかかります。「これだけ時間をかけたのだからまともなものができるだろう。」「これだけ時間をかけたのだからこんな完成度では提出しづらい。」という心理です。分からなければ分からないほど早くしたほうがよいのです。

そして、最後に7です。初めて議事録を提出する相手の場合には、できるだけざっくりと大雑把に書いた方がいいです。どうせボイスレコーダーがあるのです。後から聞き直すことができます。むしろ提出する側される側の双方がガッカリするパターンがあります。

「ええ?こんなに時間をかけなくてもよかったのに。」「相手もお忙しいし読むのが大変だろうから削ってください。」というのはお互いにキツいものがあります。最速で作っておいて、詳細を求められるならば、詳細化をお願いされたわけなので、時間を使っていいのです。

しかし、苦労した挙げ句、かけた時間は無駄だと言われ、削るためにさらに時間を使う。こんな残念で無駄なことはありません。議事録作成はよくよく注意してかからないと、あっという間に無駄なことに膨大な時間がかかってしまいます。

ただ、議事録作成は苦手にしている人も潜在的に多いので、自ら進んで議事録担当になると喜んでもらえることは割と多いです。また、苦手であっても、それなりに本気で考えれば「無駄を省く技術」として得られるものも多いものです。やって損はないので機会があるなら積極的にやりましょう。

仕事の目的と手段で苦しむ

私は飽き性でもあるし、凝り性でもあります。こういう性格だといろいろと苦労します。興味のないことをしていると数分で眠くなります。逆に凝り出すと見境がなくなりがちです。スイッチのオンとオフが極端というか。それで、仕事でそういうことをすると時間があっという間になくなるわけです。下手をすれば評価もがた落ちです。

さすがにそれでは困るのでいろいろと考えるわけです。で、こういう場合、二つのアプローチが必要らしいことが分かってきました。

まず、眠くなるパターン。この場合は自分がやっていることに価値を見いだしていないか、レベル的にまったく理解の及ばないところに飛びすぎていることが多いです。ゴールが見えないまま突っ走ろうとして消耗して崩れる状況です。脳味噌というのは実によくできていて「あまりに意味のないことをやっている」という自覚があると文字通りスリープモードに入ります。

こういう場合は糸の切れた凧のように無目的にさまよっている状況のため、早々に誰かに相談した方がいいです。眠気と戦いながら無理して続けることは体力と精神力の無駄です。往々にしてそういう状況は目的も手段も曖昧なものです。非生産的な苦労を続けても何も有効なものはそこから生み出されません。

そして、猛烈に好奇心丸出しで次から次へとやりたいこと、知りたいことが飛び出してくる状況。先ほどのパターンは目的と手段が見つからず無気力になっている状態でしたが、これは逆のパターンです。そして、これもよくありません。今度は目的と手段が見つからないのに見つけたような錯覚に陥って、闇雲に走り回っているだけの状態です。

分かりやすくいえば、この2つのパターンは鬱病と躁病に近いものです。無気力でなにもできない状態で消耗するか、テンションだけ舞い上がって無駄に消耗するか。どちらも無駄に消耗するところは同じです。もっとも眠気を必死に我慢するよりは、高揚感のある後者の方が幾分マシなのでしょうが。

実際のところ、この状況から抜け出すのはなかなか難しいのですが、消耗から逃れて生産的になるための手がかりとしては、まず落ち着いて正しい目的と手段を考えることです。手が止まってもいいから、まず、自分は何をしたいのか。何があるといいのか。それはどうやって手に入れるのか。そこからスタートした方がよいと思います。

また、なぜそれが必要なのかちゃんと納得することも大切です。無意味なことをやっているという認識は、無意識であっても気力をじりじりと奪っていきます。「下手な考え休むに似たり」なんてよく言いますが、たぶんそれは間違っています。下手な考えで消耗するくらいなら、いっそ休憩してしまった方がいいんじゃないでしょうか。休憩しながら自分に必要なものを考えた方がいい。

そして、責任者に早めに相談した方がいいでしょう。無駄に消耗しながら、無理して考えた目的と手段がチームにとって意味のないものであったら目も当てられません。かけた時間とかけた気力がすべて産業廃棄物扱いになってしまいます。時間と気力をかけて自分の評価を下げるというのは悔しすぎます。やはり相談した方がいいんです。チームで責任のある人に。

AmazonPrime会員の年会費

AmazonのPrime会員、年会費は3900円なのだけど長いこと迷ってました。買い物をするとお急ぎ便を使いたくなるけれど、そんなにAmazonで買い物しないだろうと。年間で10回くらいは利用しないと元が取れなさそうだなと。

ただ、Prime特典をじっと見ていたら、状況によってものすごく使えるような気がしてきました。Amazonのサイトをみないで、記憶に残っている特典を列挙してみます。

Amazonで購入したアイテムで、(1)2000円以下で配送料がかかるところが無料に。(2)お急ぎ便や日時指定の配送が無料に。(3)映画などの動画コンテンツが見放題。(4)音楽が聴き放題。(5)フォトデータのクラウドが使い放題。(6)Kindle本が1ヶ月に1冊無料。

(1)(2)は買い物をする時だけありがたいわけですが、よく考えれば配送料を定額で前払いしているだけなんです。あんまりAmazonで買い物しない立場からすればあまりに微妙すぎる対価です。

(3)は別に契約しているHuluの方が充実しているので魅力はさほどありません。しかも露骨にChromecastの締め出しをしているのはいただけません。全力でChromecastを排除しているのは器が小さいとしか思えません。Amazonのガジェットを使わない限り低画質なのも残念です。

(4)については、まだ試していませんが、有線放送のようにずっとBGMとしてかけておけるならそこそこ価値がありそうな気がします。が、懐かしい中高生の頃のラジカセ時代とは違い、部屋でずっと音楽をかけっぱなし……という感じでもありません。あればいいけど、それだけのためにお金を払うのは違うような気がします。

(5)については、競合が多すぎますよね。Googleも、Microsoftも、Evernoteも、Instagramも、クラウドサービスで画像の奪い合いになっています。たくさんあるうちのひとつという意味では、それほど魅力のコアにはなりえません。

(6)について。Kindle専用端末に限りですが月に1冊だけ無料でKindle本が読める。この特典については長い間スルーしていたのですが、ちょっと待てよと思いました。Kindle専用端末縛りという部分は微妙ではありますが、ただ、それさえ持っていればお得です。ちなみにPrime会員になると4000円割引でKindleが購入できるので、その特典も使ってみるといいかもしれません。

無料本をざっと見てみましたが、高いところだと1000円台の書籍がラインナップされています。つまり、4ヶ月この特典で1000円台の書籍を無料で読めば元が取れてしまうのです。もちろん制限もあります。前述した専用端末縛りの上、1ヶ月に1回しか使えません。そして1ヶ月が経過すると無効化されて読めなくなります。

ですが、よほどよい本でなければ、後から読み返すなんてことはないものです。価値はあるけれど、所有しなければならないと思える本にはそうそう出会えるものでもありません。なので、(1)気になったKindle本をお試しで暴騰だけ読んでみる。(2)お試し部分だけ読んで先が気になったものは1ヶ月無料で読んでみる。(3)ものすごく気に入ったら購入する……という流れもよいかもしれません。

ちょっと高めの本でもこれで安心してトライできます。そう考えてみるとこの特典はかなり筋がよいように思えます。

ちなみにこれを書きながら、AmazonMusicを試してみました。試しに西野カナを検索して聴いてみようと思ったら、オルゴール版とカラオケ版しかない。どうやらピンポイントで検索して自由に聴くというものではないみたい。まあ、カラオケ版でも悪くはないのだけど、ちょっと残念。ただ、あらかじめリコメンドされた曲はちゃんと聴けます。

ジャンル縛りされた「ラジオ」を聴くと、適当に音楽が流れるので、どうしても自分で曲を選ぶと偏りがちという人にはいいかも。なんだろう。ちょっと懐かしい感じ。中高生の時に友達が編集したカセットテープを借りて聴いている感覚に近い。巻き戻している時にカセットテープが絡まって頭を抱えるところまでリアルに思い出しました。(笑)

まあ、こういうのもいいんじゃないでしょうか。そこそこ流行っている知らない曲をたくさん知ることができるので。

そんなわけで、総合力でやっとこさ魅力的なサービスになっている感じです。そこそこいいところまでいっているとは思うのですが、Kindle本の1ヶ月1冊無料サービスだけでは押しが弱い。音楽聴き放題もそれだけでも弱い。ある意味で残念ですが、全部のせでギリギリ年会費3900円の納得感がでてくるサービスのような気がします。

【蛇足】ところで、意図的に書かなかった特典がひとつあります。それは「Prime Now」という、1時間~2時間で配送してくれるサービス。これはちょっとがっかりでした。Amazonで選んだ商品がどれでも1時間の爆速配達なのかと思ったら、「Prime Now」専用の商品しかチョイスできないのですね。ま、当然といえば当然なのだけど、なんとも意図的に説明不足にしているような気がします。

模倣と自分らしさと

Kindleで「仕事は楽しいかね?」という本を読み始めています。

人生の明確な目標設定に疑問符を投げかけるスパイシーな内容です。また、成功者を追従する方法で成功なんてするはずがないと喝破します。頭からその通りと思うわけではありませんが、ちょっと考えさせられます。

「みんな、人生のある時点で仕事に対する目標を変えた人たちだ」

という書き出しの後、「もし、彼らが昔の夢に固執していたら」……に続くいくつかの例の中の一行。

「ボリス・エリツィンは、建築工事の現場監督をしていただろう。」

これは、誰もが知っている、ロシア前大統領のことですね。エリツィンが昔の夢を実現させていたとしたら、歴史に名が残る大統領はロシアの中に埋もれていたはずです。

人生の明確な目標設定って、確かにアテにならないような気がします。流転し続けた結果、最終的によいところに収まったという話は山ほどあります。

実は、私も小学生だった頃、いつかはゲームを作る会社を作りたいと思っていました。でも、夢を抱いた時から現実の中ではどんどん時代が変化していきます。社会人になる頃には、ゲーム制作会社は驚くほど大規模な企業で作られるようになりました。

現在、個人レベルで製作できるスマホゲームにしても大量消費される資源でしかなくなりました。ある時点で抱いた目標は、時代の変化と共に変わっていくしかないのです。少なくともどうであれ、今の私が仕事にしたいと思えるほどゲーム作りは魅力的なものではなくなっていました。

「昔、日本各地で炭鉱が盛んだった」という話を聞いて、これから炭鉱事業を始めようとする人がいないのと同じです。だから明確な人生プランを作ることって難しいですよね。

また、成功者の後ろを追従して成功できるはずがないというのも理解できる話です。つまり、お手本になる人の行動を真似る人はごまんといるわけです。真似る人同士が競合する中で、頭ひとつ抜け出ることは偏差値競争よろしく激戦区になることは間違いありません。だから、独自性で勝負することが重要なのだと。

ただ、この内容はいくつかある選択肢の内のひとつであることは間違いありません。ビジネスを成功させるために、成功事例を研究してそこから模倣すればよい……という話はよく聞きます。一番手よりも、一番手を研究して追撃した二番手の方が勝率が高いという戦略上の選択肢もあります。

また、「守破離」という言葉もあります。技術を身につけるためには、まずは型を守って、次にそれを破り改良し、最後にはそこから離れて自分のオリジナルにする。人間が学ぶ過程では「まなぶ=まねぶ」というように、マネから入ることは非常に自然なことでもあるわけです。

私なりの解釈では、「モノマネからどれくらい早く離脱できるか」ということと「テンプレートを頭から使うのではなく、常に自分自身で思考することを諦めない」ということを述べているんだろうなと思います。自分なりの価値観と思いをどれくらい詰め込んで仕事をしていけるのかという話のように感じています。

実は、まだ現時点でこの本を読み終わっていないのです。目次からすると、そろそろ終わりに近づいているはずですが、私にとってはなかなか盛り上がった内容で、もう終わりなのか……という気分です。頭の中で考えるきっかけをくれる本というのはありがたいものです。

自分、再起動!

人生は短い。そんなことを言われても日々に埋没してしまうものです。

本当にやりたいことから目をそらし、時間を無駄に使い、ただ浪費する日々。

 

そもそも、「本当にやりたいこと」とは、なんなのか。

それは準備しないとできないことなのか。誰のためなのか?

 

 

私がやりたいこと。

それは不器用ながらも工夫で日々をよりよくしていくこと。

そのためにあるべきマインドセットを常に意識して改良を加えていくこと。

その情報をシェアすることによってラクになれる仲間を増やしていくこと。

 

このブログも、「もっとコンセプトを」とか「ゴールは何か?」を考えていました。

いえ、考えていたフリをしていました。

ろくに考えてもいないのに、ただいたずらに時間だけをかけていました。

 

私は「本当にやりたいこと」の「準備」に時間をかけることはやめにします。

「やりたいこと」は長大な計画の先に必ずしもあるものではないと思います。

走り始める前から、走った時や、その後のことを想像するには限界があります。

 

まずは走り始めます。