時間がかかってしまう理由

とにかくいろんなことで時間がかかる

島耕作のようなビジネス漫画の主人公はとにかく仕事ができます。まあ、仕事ができない主人公のストーリーをずっと追うよりも、きっと仕事のできるヒーローのような主人公を観ていた方がすっきりするからでしょう。

でも、実際には、社会で働いてみるとガッカリすることが多いものです。いや、きちんといろんなことができている人はよいのですが、特に私の場合はガッカリすることが多いです。最初にこれくらいでできるかなと思っていた作業が全然進まない。

気がついてみたら、進捗をどのように図るかすら分からない。大抵そういう場合は全体像が分かっていないので、全体からみた進捗状況なんて分かるわけがないのです。見知らぬ土地でどこに向かっているか分からないのに、あと一時間で到着するかどうかなんて分かるわけがありません。

そこで作業時間のかかる原因を列挙してみました。実はずっとこんなことを考えていたので、最初から私の結論は決まっています。それは「事前にルールを決めておいて、その通りに動く」……ということです。そのプログラムに添って動けばいいのに心理的圧力などで動けないことは多いのです。

 

何をすべきか考えること

特に初めての業務をする場合、ここに時間がかかります。いわゆる段取りを考えるフェーズです。そして、やむを得ないことながら「分かる範囲で考える」という大前提を明確に意識する必要があると思っています。当たり前なのに結構それを無視しがちだと思います。

で、前例のレールがない場合、ここはがんばって考え抜くしかありません。ただし、これがサラリーマンの前例仕事の場合は話は変わります。「分かる範囲」から逸脱しない方がよいというのが私の結論です。そして「分からない範囲」があるという前提で分かる人に相談するしかありません。

たとえば、何かを運ぶ仕事があるとします。電車で運ぶのか、自転車で運ぶのか、それとも……と、ここで考えるのは無駄です。個人事業であれば自由度が高いので、そこからデザインすることになりますが、サラリーマンの定型作業であれば、やり方が決まっていることが普通です。

つまり、電車で運ぶのか、自転車で運ぶのか……という分岐の先を考える前に、「前例ではどんな手段がありますか?」と聞くのが最善です。想定で分岐の先が広がるものは、とにかく先に進まないことが重要だと考えています。妄想が広がる分だけ時間が浪費されます。

 

調べなければ動けないこと

何かを調べなくては先に進めないことがあります。たとえば、森鴎外についてドキュメントを書かなくてはならない場合、当然ながら森鴎外について知っておく必要があります。この場合は完成形の程度を強く意識する必要があると考えています。

森鴎外の一生を書かなければならないのか、森鴎外の人生の一部を切り取って書くのか、そもそも著書の一部を引用するのか、それからそれを書くための時間は十分にあるのか、あと数時間で仕上げなくてはならないものなのか。それが明確でないと不幸なことになります。

今までの私の失敗から分析すると、何かを調べる前には「何のために調べるのか」と「最低限、何が分かっていればいいのか」という定義を明確にした方がよいようです。知識の森というのはとても奥深いもので、十分に注意しなければ、関係ないところにどんどん引き込まれていきます。

そのため調べると新たな分からないことが発生し、さらにそれを調べると、他の分からないことが発生することは珍しくありません。そこで迷わないように2階層以上は潜らないようにするのもコツです。

◆たとえば「Java言語」を調べるだけでも階層は深くなる

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概要を知りたい場合は、「用途」「特性」「開発環境」の次の枝までで止めておくべきですし、「用途」を知りたい場合は、うっかり気がついたら「開発環境」の善し悪しを調べていた……という自体は避けなければいけません。

 

 

分からないことに時間をかけること

基本的に、調査作業は疲労と時間をコストとして差し出さなくてはなりません。そして調査のための検索にも技術があります。端的に言えば「使えるキーワード」と「探すべき場所」が分かっていないといけません。ここで非常に残念な指摘を自分自身にするわけですが、「知らなければ聞く」のが一番です。

「こんなことも分からないのか」とか「これくらい自分で調べろよ」とか思われてしまうかも知れません。いいじゃないですか。事実、分からなかったのです。完全に分からないことを調査することは、分かっている人より確実に数倍効率性が違います。

また、状況が許すのであれば、手分けをするも非常に有効だと感じています。新しい概念を頭の中にしみこませる場合、そこには当然得手不得手や特性が明確にあります。ひとつよりも複数の価値観と視点からアプローチすれば、必ず素早く目的にたどり着く人がいるはずです。

一人がたどり着くことができれば、そこから生の声でナビゲートすることが可能になります。また、分かったつもりになっていても、違う視点から質問を受けることによって、実は分かっていなかったことが判明することも珍しくありません。こういう発見こそがチームで仕事をする大きな意味だと思います。

 

 

試さなくてはならないこと

「まずはやってみてください」からスタートした仕事の場合、複数の方向性や手法があって、複数のアプローチがあることがほとんどです。もちろん、最初から「モデルになるような過去事例があれば教えてください」と聞いておくのがよいのですが、過去事例がないようなこともあります。

そんな時は、とにかく最初から完璧を目指さない心構えが重要です。そしてとにかく時間をかけないことに集中しないといけません。試さなくてはならないということは、何回もリトライが発生する可能性……というか、リスクがあります。その場合、丁寧にやったことも無駄になるリスクがあります。

乱暴かも知れませんが、たとえば提案書を作るのであれば、最初からパワーポイントで作らずに、A4の紙にラフを殴り書きするのも有効です。パワーポイントなどPC作業の強みはコピー&ペーストによる省力化ができる点ですが、弱みはちょっとした図でも体裁が思ったようにいかないことです。

概念図を作るのに体裁がうまく整わず、本質的な図がなかなか完成しないことも珍しくありません。一つの枠を動かしただけで、他の場所も派生的に調整しなければならず、かえって工数がかかることも珍しくありません。逆にどういう図を作ればよいか明確になっていればデジタル化は簡単です。

そして、さらっと作ったら、それが完成形でなくても、判断できる人に見せてしまうことです。早ければ早いほうがいいです。見せてみて「ぜんぜん違う!」となったとしても、早い時点からの手戻りには猶予時間がありますし、コメントする人も何もない状況に比べて明確で適切な指摘ができるはずです。

 

人を巻き込む、助けを求める

弱みを握られたくなくて、分からないことをありのままに白状できないこと。これは実際のところ、よくあることなのではないでしょうか。しかし、だからといって抱え込むと確実に事態は悪化します。何よりもまずいのは時間が経過すればするほど、より真実を言えなくなることではないでしょうか。

もちろん、他の人に助けを求めることは、その人の時間を奪い、その人の効率性を奪うことではあります。忙しい人であればあるほどコスト的な損失は大きいでしょう。しかし、抱え込んで抱え込んで、最後の瞬間に問題が破裂してしまった時、最初から対応をしなければならないのは、その「他の人」かもしれません。

そうなると、ひどく余裕のない短納期で「その人」が苦しむことになるかもしれません。そのような最悪な結末から逆算して考えると、最初から「他の人」を巻き込んで適切に支援してもらうことは、全体最適になり得ます。またその支援によって、今後は他の人の支援なしで仕事が遂行できる可能性も高まります。

さらに、最初からいろんな人を巻き込むことは「アラート」にもなります。あまりにも自分自身がその内容について分かっていなかった場合、個人的には不本意な結果になるかも知れませんが、最後まで抱え込んで問題が爆発するリスクを軽減することができます。これはストレス管理に属する対応でもあります。

 

時間をかけないことが最大のストレス管理

時間をかけてよいこと……というのはあまりない、というのが私の今までやらかしてきた失敗を振り返った感想です。時間をかければかけるほど、提出する側もされる側も「これだけ時間をかけているのだから、まともなものができていなければならない」という心理的バイアスに支配されます。

時間をかければかけるほど提出側は出しづらくなり、時間をかければかけるほど受領側は期待とかけ離れた質と量に対するギャップを強く感じることになるかもしれません。だからお互いにとって時間をかけないことが何よりも救いになるはずです。

仕事のリスク管理に関して、いつも私の脳裏をよぎる内なる言葉は「傷の浅い内に」です(苦笑)。そして最悪な言葉は「なんで今の時点でこんな状況なんだ」です。こうなると、すでに時遅しで、正しい方法ではリカバリーが困難になっています。時間外業務も、人員も追加になるかもしれません。

納期が迫るほどスケジュールの立て直しは不能となり、リソースもギリギリまたは確保できない状態で無理をすることになります。そこまで無理をした提出物も到底満足できるものでない可能性があり、さらにその後に修正作業が追加で必要になることも普通です。これはまったく無駄なことです。

まずはできることを素早く行い、他人を巻き込んで連携することです。そこの初速を早くすることが、おそらく唯一の仕事上のリスクを減らす方法だと考えています。言うは易し……で、私自身、このことを意識しながら仕事に向かう日々ですが……まあ、とにかくがんばりましょう!

それでは、また!

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