仕事を早くするための最適解

勉強熱心なだけではタイムロス

努力してしまう系の人は気をつけたいのが、自己解決をしたくなってしまうこと。自己解決はとても大切な素養だし、その方法は熟知しておくべき……なのですが、それだけに選択肢を絞ってしまうとタイムロスに繋がるリスクが高いです。

たとえば、ある機械を操作している時に異臭がしてきたとします。ここで自己解決をしたくなる人は、マニュアルを読むかも知れませんし、技術サイトを読むかも知れません。運がよければ一発でその原因を見つけられるかもしれませんが、似ているけれど違うトラブル事例がたくさんあったとしたら?

そうこうしている内に異臭はどんどんひどくなり、ついには機械が燃えてしまうかも知れません。ここでの正解は「知っていそうな人に聞く」ということでした。自己解決は大事なことですが、そこに明示的にでも、暗黙的にでも制限時間があるのなら聞く方が早いです。

 

誰がどの情報を持っているか

ただ、誰に聞けばよいかというのは、それはそれで苦労するかも知れません。手がかりがなければ、片っ端から話のしやすそうな人に声をかけてみるしかありません。すこしでも近づけそうな人の情報を集めるしかありません。組織であればエライ人にエスカレーションしていくのも有効です。

そして、人によって取り扱いが得意な情報は異なるものです。それは人脈の傾向であったり、得意な領域の傾向であったりと理由は様々ですが、人によって情報の収集傾向や更新頻度、正確性がまちまちです。詳しい分野とそうでない分野では情報の粒度に差が出ます。

なので、誰がどのような情報に強いかというマップを持っておくといいかもしれません。そういう意味でも「職場に無駄な人なんていない」という理屈が成立するかも知れません。歴史的な経緯に詳しい人、技術的に詳しい人、内部の力関係など政治的な情報に長けている人もいるでしょう。

 

自分が提供できる価値は何か

すごい人の力はたとえ数秒であっても絶大な威力を持っていることは珍しくありません。たとえば、数秒の電話ですごい有力者を味方に付けてくれることもあります。数秒でもまさに必要としていた技術情報を提供してくれることもあります。それ自体がその人の力です。

とはいえ、冒頭の例のようにリスクが高そうな内容であればともかく、自分の仕事を効率化するために人に頼る場合は、これがまたなかなか難しいことでもあります。なぜなら、みんなそれなりに忙しいからです。誰かを助けるには時間がかかり、その時間で自分が苦しむことはよくあることです。

いやらしい話になってしまうかもしれませんが、自分を助けることで「見返りを期待される」ような部分も意識することは非常に大事な要素だと考えています。本当に忙しくてどうにもならないような時であっても、「あの人になら数秒くらいは協力しよう」という気持ちになってもらうことは重要です。

 

総合的な力を蓄えるとは

昔、知識とスキルさえあればなんとかなるのだろう……と思っていた時期がありました。もちろん要素としては大事な部分なのですが、どうやらそうではないらしいと気づいたのはだいぶ後のことです。総合的な力とは「自分のキャラ」を活かすこと以外にないだろうというのが、現時点での結論です。

簡単に難しいことを書いていることは百も承知です。ただ、知識を持っている人というのは世の中にたくさんいるのです。技術を持っている人も世の中にはたくさんいます。何か特別な知識を身につけたら世の中から飛び抜けたのか……というとそうではありません。そういう人はたくさんいます。

結局のところ、好き嫌いで人は繋がっています。価値観、趣味、方向性、反応、性格……。そしてこれらは、自分が望まない特定方向に伸ばすことは難しいし、伸ばしたところで万人に受け入れられるものでは決してありません。そういう部分が「相性」として表出するわけです。

 

違いを生み出すのはアウトプット

「価値観、趣味、方向性、反応、性格……そんなつかみどころのない自分のキャラなんて、どうやって活用するんだよ!?」と思うでしょう。私もそう思います。正直なところ、自分をアピールするといっても、方向性を間違えば悪影響を呼び込むことも珍しくはありません。

私なりに考えて検証してきた結論から書きますが、実は無理に自己アピールをする必要はないと思います。ただし、その代わりにすべきことはアウトプットをとにかく多くすることです。どのように考えて、どのようにしたいのか。今後はどのような方向性を考えているのか。

アウトプットとは、仕事なら報告書という形でもあるでしょうし、仕様書という形もあるかも知れません。提案書かも知れませんが、いずれにせよ自分の所見として何かを書かなくても、必ずそこに「思想=キャラ」は入り込みます。無機的に見える仕様書にすら設計思想が入り込むのです。

 

アウトプットは得意なもので

アウトプットを増やすといえば、「じゃあ、死ぬほど書かなきゃいけないのか。文章力がない俺、終了じゃん!」という人もいるかも知れません。そういう意味では私だって終了じゃないですか。しかし、アウトプットに必ずしも文章力が必要だとはあまり思っていません。

フルート奏者やピアノ演奏家に最も必要なことは文章力ではありません。私は楽器に詳しくないし、それ以前に音楽に詳しくないのでよく分かりませんが、おそらく表現力という部分が重要になるのではないでしょうか。音楽家は演奏すること自体がアウトプットになるのだと思います。

書くことが苦手だったとしても、人と会話することはとても得意な人もいます。それも有効なアウトプットと言えます。特に読むことが苦手な人、時間のない人にとってはそちらの方が都合がいい人もいいでしょう。アウトプットを一つに絞るという発想は自分の可能性を狭めるだけです。

 

つまりキャラを活かすということは

結論から書くと、「自分が好きなことってなんだろう?」を一生懸命追求することじゃないですかね。生きている限り好きなことはあると思います。音楽を聴くのが好き。人と話をするのが好き。考え事をしているのが好き。ゲームをしているのが好き。何かを読んでいるのが好き。何かを作るのが好き。

ゲームをしているのが好き……なんて書くと、一昔前は「ゲームなんかで飯が食えるか!?」なんて説教をする時代もありましたが、今ではゲーム関連のブロガーとして生計を立てる人もいれば、文章を書かなくてもYoutubeなどで動画を作って生計を立てる人も出てきているようです。

ブログだけでなく、報告書、提案書……など、「書」のつく成果物を作ることも自分のキャラを活かすことに繋がります。文章の練り込み、デザイン、シナリオ展開、図解など、そこにはやはりキャラが介在するのです。そういう意識でアウトプットを心がけて生活するといいんじゃないでしょうか。

時間がかかってしまう理由

とにかくいろんなことで時間がかかる

島耕作のようなビジネス漫画の主人公はとにかく仕事ができます。まあ、仕事ができない主人公のストーリーをずっと追うよりも、きっと仕事のできるヒーローのような主人公を観ていた方がすっきりするからでしょう。

でも、実際には、社会で働いてみるとガッカリすることが多いものです。いや、きちんといろんなことができている人はよいのですが、特に私の場合はガッカリすることが多いです。最初にこれくらいでできるかなと思っていた作業が全然進まない。

気がついてみたら、進捗をどのように図るかすら分からない。大抵そういう場合は全体像が分かっていないので、全体からみた進捗状況なんて分かるわけがないのです。見知らぬ土地でどこに向かっているか分からないのに、あと一時間で到着するかどうかなんて分かるわけがありません。

そこで作業時間のかかる原因を列挙してみました。実はずっとこんなことを考えていたので、最初から私の結論は決まっています。それは「事前にルールを決めておいて、その通りに動く」……ということです。そのプログラムに添って動けばいいのに心理的圧力などで動けないことは多いのです。

 

何をすべきか考えること

特に初めての業務をする場合、ここに時間がかかります。いわゆる段取りを考えるフェーズです。そして、やむを得ないことながら「分かる範囲で考える」という大前提を明確に意識する必要があると思っています。当たり前なのに結構それを無視しがちだと思います。

で、前例のレールがない場合、ここはがんばって考え抜くしかありません。ただし、これがサラリーマンの前例仕事の場合は話は変わります。「分かる範囲」から逸脱しない方がよいというのが私の結論です。そして「分からない範囲」があるという前提で分かる人に相談するしかありません。

たとえば、何かを運ぶ仕事があるとします。電車で運ぶのか、自転車で運ぶのか、それとも……と、ここで考えるのは無駄です。個人事業であれば自由度が高いので、そこからデザインすることになりますが、サラリーマンの定型作業であれば、やり方が決まっていることが普通です。

つまり、電車で運ぶのか、自転車で運ぶのか……という分岐の先を考える前に、「前例ではどんな手段がありますか?」と聞くのが最善です。想定で分岐の先が広がるものは、とにかく先に進まないことが重要だと考えています。妄想が広がる分だけ時間が浪費されます。

 

調べなければ動けないこと

何かを調べなくては先に進めないことがあります。たとえば、森鴎外についてドキュメントを書かなくてはならない場合、当然ながら森鴎外について知っておく必要があります。この場合は完成形の程度を強く意識する必要があると考えています。

森鴎外の一生を書かなければならないのか、森鴎外の人生の一部を切り取って書くのか、そもそも著書の一部を引用するのか、それからそれを書くための時間は十分にあるのか、あと数時間で仕上げなくてはならないものなのか。それが明確でないと不幸なことになります。

今までの私の失敗から分析すると、何かを調べる前には「何のために調べるのか」と「最低限、何が分かっていればいいのか」という定義を明確にした方がよいようです。知識の森というのはとても奥深いもので、十分に注意しなければ、関係ないところにどんどん引き込まれていきます。

そのため調べると新たな分からないことが発生し、さらにそれを調べると、他の分からないことが発生することは珍しくありません。そこで迷わないように2階層以上は潜らないようにするのもコツです。

◆たとえば「Java言語」を調べるだけでも階層は深くなる

キャプチャ

概要を知りたい場合は、「用途」「特性」「開発環境」の次の枝までで止めておくべきですし、「用途」を知りたい場合は、うっかり気がついたら「開発環境」の善し悪しを調べていた……という自体は避けなければいけません。

 

 

分からないことに時間をかけること

基本的に、調査作業は疲労と時間をコストとして差し出さなくてはなりません。そして調査のための検索にも技術があります。端的に言えば「使えるキーワード」と「探すべき場所」が分かっていないといけません。ここで非常に残念な指摘を自分自身にするわけですが、「知らなければ聞く」のが一番です。

「こんなことも分からないのか」とか「これくらい自分で調べろよ」とか思われてしまうかも知れません。いいじゃないですか。事実、分からなかったのです。完全に分からないことを調査することは、分かっている人より確実に数倍効率性が違います。

また、状況が許すのであれば、手分けをするも非常に有効だと感じています。新しい概念を頭の中にしみこませる場合、そこには当然得手不得手や特性が明確にあります。ひとつよりも複数の価値観と視点からアプローチすれば、必ず素早く目的にたどり着く人がいるはずです。

一人がたどり着くことができれば、そこから生の声でナビゲートすることが可能になります。また、分かったつもりになっていても、違う視点から質問を受けることによって、実は分かっていなかったことが判明することも珍しくありません。こういう発見こそがチームで仕事をする大きな意味だと思います。

 

 

試さなくてはならないこと

「まずはやってみてください」からスタートした仕事の場合、複数の方向性や手法があって、複数のアプローチがあることがほとんどです。もちろん、最初から「モデルになるような過去事例があれば教えてください」と聞いておくのがよいのですが、過去事例がないようなこともあります。

そんな時は、とにかく最初から完璧を目指さない心構えが重要です。そしてとにかく時間をかけないことに集中しないといけません。試さなくてはならないということは、何回もリトライが発生する可能性……というか、リスクがあります。その場合、丁寧にやったことも無駄になるリスクがあります。

乱暴かも知れませんが、たとえば提案書を作るのであれば、最初からパワーポイントで作らずに、A4の紙にラフを殴り書きするのも有効です。パワーポイントなどPC作業の強みはコピー&ペーストによる省力化ができる点ですが、弱みはちょっとした図でも体裁が思ったようにいかないことです。

概念図を作るのに体裁がうまく整わず、本質的な図がなかなか完成しないことも珍しくありません。一つの枠を動かしただけで、他の場所も派生的に調整しなければならず、かえって工数がかかることも珍しくありません。逆にどういう図を作ればよいか明確になっていればデジタル化は簡単です。

そして、さらっと作ったら、それが完成形でなくても、判断できる人に見せてしまうことです。早ければ早いほうがいいです。見せてみて「ぜんぜん違う!」となったとしても、早い時点からの手戻りには猶予時間がありますし、コメントする人も何もない状況に比べて明確で適切な指摘ができるはずです。

 

人を巻き込む、助けを求める

弱みを握られたくなくて、分からないことをありのままに白状できないこと。これは実際のところ、よくあることなのではないでしょうか。しかし、だからといって抱え込むと確実に事態は悪化します。何よりもまずいのは時間が経過すればするほど、より真実を言えなくなることではないでしょうか。

もちろん、他の人に助けを求めることは、その人の時間を奪い、その人の効率性を奪うことではあります。忙しい人であればあるほどコスト的な損失は大きいでしょう。しかし、抱え込んで抱え込んで、最後の瞬間に問題が破裂してしまった時、最初から対応をしなければならないのは、その「他の人」かもしれません。

そうなると、ひどく余裕のない短納期で「その人」が苦しむことになるかもしれません。そのような最悪な結末から逆算して考えると、最初から「他の人」を巻き込んで適切に支援してもらうことは、全体最適になり得ます。またその支援によって、今後は他の人の支援なしで仕事が遂行できる可能性も高まります。

さらに、最初からいろんな人を巻き込むことは「アラート」にもなります。あまりにも自分自身がその内容について分かっていなかった場合、個人的には不本意な結果になるかも知れませんが、最後まで抱え込んで問題が爆発するリスクを軽減することができます。これはストレス管理に属する対応でもあります。

 

時間をかけないことが最大のストレス管理

時間をかけてよいこと……というのはあまりない、というのが私の今までやらかしてきた失敗を振り返った感想です。時間をかければかけるほど、提出する側もされる側も「これだけ時間をかけているのだから、まともなものができていなければならない」という心理的バイアスに支配されます。

時間をかければかけるほど提出側は出しづらくなり、時間をかければかけるほど受領側は期待とかけ離れた質と量に対するギャップを強く感じることになるかもしれません。だからお互いにとって時間をかけないことが何よりも救いになるはずです。

仕事のリスク管理に関して、いつも私の脳裏をよぎる内なる言葉は「傷の浅い内に」です(苦笑)。そして最悪な言葉は「なんで今の時点でこんな状況なんだ」です。こうなると、すでに時遅しで、正しい方法ではリカバリーが困難になっています。時間外業務も、人員も追加になるかもしれません。

納期が迫るほどスケジュールの立て直しは不能となり、リソースもギリギリまたは確保できない状態で無理をすることになります。そこまで無理をした提出物も到底満足できるものでない可能性があり、さらにその後に修正作業が追加で必要になることも普通です。これはまったく無駄なことです。

まずはできることを素早く行い、他人を巻き込んで連携することです。そこの初速を早くすることが、おそらく唯一の仕事上のリスクを減らす方法だと考えています。言うは易し……で、私自身、このことを意識しながら仕事に向かう日々ですが……まあ、とにかくがんばりましょう!

それでは、また!

記憶力不足で議事録に苦しむ

私は記憶力に自信がありません。そういうわけで議事録作成には一番向かない人間です。と、悲しい自覚をしながらも、仕事の場面では弱音を吐いても決していい結果になりはしません。はいはい、分かってます。根性が足りないんですよね。(根性でどうにかなるならどうにかなってるわけですが)

ちょっと勇気がいるかも知れませんが、もう、そこは諦めてボイスレコーダーを使っちゃいましょう。私も最初は相手から敬遠されてしまうのではないかと心配でしたが、意外とそうでもありません。お客様相手でも、会議前に堂々とボイスレコーダーの使用可否を聞いてしまえばいいのです。

「この案件で議事録を書きますので、正確性のために録音させていただいていいでしょうか。」と交渉してみると、たいていは了承してもらえます。特に技術系の打ち合せだったりすると、型番だったり容量だったりの間違いが致命的になってくるので、双方のためになる提案だと思います。

この交渉は徹底しておいた方がいいです。最近のボイスレコーダーは、相手に隠れて録音できる性能もなくはありません。それでも、声質や声量によっては、さっぱり録音されないタイプの人がいます。堂々と話を通しておけば、声が小さい人のそばにボイスレコーダーを近づけて置くことができます。

それから、何も考えずにボイスレコーダーをそのまま使おうとすると、とても辛いことになるので、そこは工夫が必要です。未だに苦手ながらも、次のことに注意するようにしています。

  1. 少なくとも最初の会話については名前付きでメモをとる。
  2. 途中からは少なくとも話題となったキーワードだけメモをとる。
  3. 倍速機能があるレコーダーなら1.4倍あたりを設定する。
  4. 移動中に聞き流して「お話」として流れをつかむ。
  5. 録音内容から切り捨てていい部分を探す。
  6. 分からないところは分からないと注釈して先に進む。
  7. 初めての相手に議事録を出すときはやや粒度を粗めにする。

1ですが、ボイスレコーダーを聞いたときに、よほど慣れ親しんだ声でなければ、誰が話しているのか分からなくなります。発言内容と声質と声の主を結びつけるヒントを最初に作っておかないと、必ず後から苦労します。

ちなみに、どうしても分からなくなったら「(発言者不明)」とでも書いておいて、後で議事録を読んでくれた人にコメントをお願いするのも選択のひとつです。どれだけ考えたって蘇らない記憶に時間をかけるのは無駄です。

2は意外と重要な点です。少なくとも私にとっては。最初の内、全てを記録しようとして必死で全ての言葉をメモろうとがんばっていました。まあ無理です。PCでタッチタイプができれば、それなりに記録できるでしょうが、あるスピードを超えると入力することに集中力を使ってしまいます。

つまり、何が言いたいのかというと、「言葉を記録」することはできても、「言葉を聞く」「言葉を理解する」という余裕はなくなってしまうわけです。言葉を理解できなくなると、当然、記憶に残らなくなってきます。また、疑問があっても聞けない、いや、疑問が発生する余地すらありません。

難しいポイントかも知れませんが、極力、メモする内容を少なくするのがコツです。たとえば昔話の「桃太郎」を聞いたとしたら、次のようにメモります。

川で桃 赤ちゃん 成長 青年 きびだんご イヌ キジ サル 鬼 退治

……という感じ。いや、実際にはもっと少なくてもいいと思います。なぜかと言えば、これは記憶にインデックスをつける作業だからです。前述したように、発言内容を全て記録しようとすると、むしろ記憶からは流れてしまいます。そこで記憶に「しおり」を挟む程度のメモにするのです。

3ですが、ボイスレコーダーに倍速機能があったら積極的に使うべきです。逆に、議事録用にボイスレコーダーを買うなら、必ず事前に確認しておいた方がいいポイントです。仮に1.5倍速なら、60分の内容を45分で聞けることになります。

そんなの無理だろう……と、私も思っていたのですが、会議特有の事情によって心配はいりません。早回しすると分かるのですが、会議中の音声には無駄がたくさんあります。「えー、それについてはですねー」「ぱら、ぱら……(資料をめくる音)」「どこだったかなー」など。

もっとも、論理的には60分の内容を45分で聞けるにしても、文字起こし(発言をすべて文章化する)をすると、「再生して」「聞いて」「止めて」「確認して」「入力して」という繰り返しが発生し、思った以上に時間がかかります。よく聞くのは「文字起こしは収録時間の4倍」かかるらしいです。

なので、それをやらない工夫が必要になります。4の移動中に会議内容を再生して聞くのはそのために行うことです。これをすると効率が上がります。歩行中にメモはなかなかとれませんので、むしろ気楽に物語として聞く感じです。どんな気持ちでどんなテンションなのか。反対しているのか賛成しているのか。

ボイスレコーダーを使い始めてから、いろいろと試行錯誤してきましたが、会議の発言には結論までの回り道が非常に多い実感があります。昔話の桃太郎のようにスマートではありません。イヌを味方にしてキジを仲間に入れたら揉めてイヌが脱退を考えた……のような回り道も珍しくありません。

結論としては、「イヌを味方にして、キジを味方にして、サルを追加して鬼退治した」のです。その間にどんな紆余曲折があろうが関係ないのです。だから、ボイスレコーダーを聴きつつ書き進めていくのは無駄なのです。ある程度書いてから「この話は全部無駄だった」ということはよくあります。

これが5の不要点の切り捨てに繋がります。つまり、移動中に聞いた内容を、後で聞き返して文字にする時、すこし聞いただけで「ああ、これはあとで不要だという話になるから書かないでおこう」という判断ができ、さらに数秒ほど先飛ばしができるようになります。「聞いて」「書いて」「消して」という無駄がなくなります。

そして重要だと思うのが、6の「分からないことに時間をかけない」ということ。不幸なことに会議内容がさっぱり分からない場合、文字起こしに近いことをせざるを得ないこともあります。しかし、時間をかけて無理をしても文章が支離滅裂になっていたり、意味をなさないことも珍しくないです。

こういう場合、実は白旗を揚げるのが正解です。たとえ責任者に怒られようが、残念ながらそれが正解です。適当に書けそうなところだけをつまみ食いして書く。自分以上に理解している人が修正することを前提にして、ざっくりとしたものを最速で書き上げて渡すのが正解です。

それはなぜか。逆のことが起きると不幸な人が増えるからです。(1)時間をかけた割に意味をなしておらず失望を招く。(2)時間をかけたぶんだけ修正時間に余裕がない&修正ボリュームが大きいので校閲者がしんどい。(3)議事録の提出時期が遅くなり読む側も余裕がなくなる。

極端なことを書けば、ロシア語の分からない人がロシア語の会議に参加したとして、内容は一切理解できないでしょう。そもそもなんと書いていいのか分からず、すべてカタカナで書くしかない。そしてカタカナで書かれたロシア語は意味不明。つまり、無理解が引き起こす結果はその程度です。

最速で……というところも重要なポイントです。一般的に時間の経過にはバイアスがかかります。「これだけ時間をかけたのだからまともなものができるだろう。」「これだけ時間をかけたのだからこんな完成度では提出しづらい。」という心理です。分からなければ分からないほど早くしたほうがよいのです。

そして、最後に7です。初めて議事録を提出する相手の場合には、できるだけざっくりと大雑把に書いた方がいいです。どうせボイスレコーダーがあるのです。後から聞き直すことができます。むしろ提出する側される側の双方がガッカリするパターンがあります。

「ええ?こんなに時間をかけなくてもよかったのに。」「相手もお忙しいし読むのが大変だろうから削ってください。」というのはお互いにキツいものがあります。最速で作っておいて、詳細を求められるならば、詳細化をお願いされたわけなので、時間を使っていいのです。

しかし、苦労した挙げ句、かけた時間は無駄だと言われ、削るためにさらに時間を使う。こんな残念で無駄なことはありません。議事録作成はよくよく注意してかからないと、あっという間に無駄なことに膨大な時間がかかってしまいます。

ただ、議事録作成は苦手にしている人も潜在的に多いので、自ら進んで議事録担当になると喜んでもらえることは割と多いです。また、苦手であっても、それなりに本気で考えれば「無駄を省く技術」として得られるものも多いものです。やって損はないので機会があるなら積極的にやりましょう。